vendredi, octobre 2, 2020
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Qu’est-ce que Zoom et comment ça marche? trucs et astuces Zoom

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Si vous travaillez à domicile, vous avez probablement entendu parler de Zoom, l’une des principales applications logicielles de vidéoconférence sur le marché.

Il vous permet d’interagir virtuellement avec des collègues ou des employeurs lorsque les réunions en personne ne sont pas possibles. Cela rend le télétravail beaucoup plus humain, car il vous aide à vous sentir connecté. Avec le coronavirus COVID-19 qui fait des ravages dans le monde entier, par exemple, Zoom est devenu un outil essentiel pour les petites, moyennes et grandes équipes qui souhaitent rester en contact et poursuivre leurs flux de travail quotidiens avec un minimum de perturbations.

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Qu’est-ce que Zoom?

Zoom est un service de visioconférence basé sur le cloud que vous pouvez utiliser pour rencontrer virtuellement d’autres personnes – soit par vidéo ou audio uniquement ou les deux, tout en menant des conversations en direct – et il vous permet d’enregistrer ces sessions pour les visualiser plus tard. Plus de la moitié des sociétés du Fortune 500 auraient utilisé Zoom en 2019.

Lorsque les gens parlent de Zoom, vous entendrez généralement les phrases suivantes: Réunion Zoom et Salle Zoom. Une réunion Zoom fait référence à une réunion de vidéoconférence hébergée à l’aide de Zoom. Vous pouvez rejoindre ces réunions via une webcam ou un téléphone. Pendant ce temps, une salle Zoom est la configuration matérielle physique qui permet aux entreprises de planifier et de lancer des réunions Zoom à partir de leurs salles de conférence.

Les salles Zoom nécessitent un abonnement supplémentaire en plus d’un abonnement Zoom et sont une solution idéale pour les grandes entreprises.

Caractéristiques principales de Zoom

Voici les principales fonctionnalités de Zoom:

  1. Réunions individuelles : organisez des réunions individuelles illimitées, même avec le plan gratuit.
  2. Vidéoconférences de groupe: hébergez jusqu’à 500 participants (si vous achetez le module complémentaire “grande réunion”). Le forfait gratuit, cependant, vous permet d’héberger des vidéoconférences jusqu’à 40 minutes et jusqu’à 100 participants.
  3. Partage d’écran: rencontrez-vous en tête-à-tête ou avec de grands groupes et partagez votre écran avec eux afin qu’ils puissent voir ce que vous voyez.

Comment fonctionne Zoom?

Choisissez votre plan

Zoom permet des sessions de chat en tête-à-tête qui peuvent se transformer en appels de groupe, des sessions de formation et des webinaires pour des publics internes et externes, et des réunions vidéo mondiales avec jusqu’à 1000 participants et jusqu’à 49 vidéos à l’écran. Le niveau gratuit permet des réunions individuelles illimitées mais limite les sessions de groupe à 40 minutes et 100 participants. Les plans payants commencent à 15 $ par mois par hôte.

Zoom propose quatre niveaux de prix (hors abonnement Zoom Room):

  1. Zoom gratuit: ce niveau est gratuit. Vous pouvez organiser un nombre illimité de réunions. Les réunions de groupe avec plusieurs participants sont limitées à 40 minutes et les réunions ne peuvent pas être enregistrées.
  2. Zoom Pro: ce niveau coûte 14,99 $ / 11,99 £ par mois et par hôte de réunion. Il permet aux hôtes de créer des ID de réunion personnels pour les réunions Zoom répétitives, et il permet l’enregistrement des réunions dans le cloud ou votre appareil, mais il limite la durée des réunions de groupe à 24 heures.
  3. Zoom Business: ce niveau coûte 19,99 $ / 15,99 £ par mois et par hôte de réunion (10 minimum). Il vous permet de personnaliser les réunions Zoom avec des URL personnalisées et l’image de marque de l’entreprise, et il propose des transcriptions des réunions Zoom enregistrées dans le cloud, ainsi qu’un support client dédié.
  4. Zoom Enterprise: ce niveau coûte 19,99 $ / 15,99 £ par mois et par hôte de réunion (100 minimum) et est destiné aux entreprises de plus de 1000 employés. Il offre un stockage cloud illimité pour les enregistrements, un gestionnaire de réussite client et des réductions sur les webinaires et les salles Zoom.
  5. Facultatif – Zoom Rooms: Si vous souhaitez configurer des Zoom Rooms, vous pouvez vous inscrire pour un essai gratuit de 30 jours, après quoi Zoom Rooms nécessite un supplément de 49 $ / 39 £ par mois et un abonnement, tandis que les webinaires utilisant Zoom coûtent 40 $ / 32 £ par mois et par hôte.

Téléchargements d’applications Zoom

L’application de bureau est disponible pour Windows et macOS , tandis que l’application mobile est disponible pour Android et iOS .

Toutes les applications vous permettent de rejoindre une réunion sans vous connecter, mais vous permettent également de vous connecter en utilisant un compte Zoom, Google, Facebook ou SSO. À partir de là, vous pouvez démarrer une réunion, rejoindre une réunion, partager votre écran dans une salle Zoom en entrant l’ID de la réunion, démarrer les réunions Zoom, activer / désactiver le micro, démarrer / arrêter la vidéo, inviter d’autres personnes à la réunion, modifier votre nom d’écran, discuter en réunion et démarrer un enregistrement dans le cloud.

Si vous êtes un utilisateur de bureau, vous pouvez également démarrer un enregistrement local, créer des sondages, diffuser votre Facebook en direct sur Facebook, etc. En d’autres termes, l’application de bureau est plus complète, bien que, si vous êtes un utilisateur gratuit, vous pouvez toujours obtenir beaucoup de kilométrage de l’application mobile.

Plugin Zoom Outlook

En plus des divers autres téléchargements d’applications Zoom, il est également possible d’utiliser Zoom d’une autre manière. Par exemple, il existe un plug – in Zoom Outlook conçu pour fonctionner directement dans votre client Microsoft Outlook ou en tant que complément pour Outlook sur le Web . Ce plugin Outlook dépose un bouton Zoom directement dans la barre d’outils Outlook standard et vous permet de démarrer ou de planifier une réunion Zoom d’un simple clic.

Agrandir les extensions du navigateur

Un autre outil pour démarrer ou planifier rapidement une réunion Zoom se présente sous la forme d’une extension pour votre navigateur préféré. Il existe une extension Zoom Chrome et un module complémentaire Zoom Firefox qui vous permettent de planifier une réunion Zoom via Google Agenda. Un simple clic sur le bouton Zoom et vous pouvez démarrer une réunion ou en planifier une pour plus tard avec toutes les informations sur la réunion envoyées via Google Agenda pour faciliter la participation des participants.

Utilisation du zoom dans votre navigateur

Il est assez difficile de rejoindre une réunion Zoom dans votre navigateur sans utiliser l’application. C’est possible cependant. Par exemple, vous pouvez rejoindre une réunion directement en utilisant un lien client Web Zoom qui ressemble à ceci: zoom.us/wc/join/your-meeting-id.

Certains bods intelligents ont également développé une extension de navigateur qui vous permet de rejoindre une réunion Zoom directement depuis votre navigateur sans les tracas de l’application. C’est idéal si vous êtes sur un ordinateur portable de travail sécurisé qui ne vous permet pas d’installer des applications par exemple.

Cette extension est actuellement disponible pour  Chrome  et  Firefox . Bien qu’il soit intéressant de noter qu’il n’est pas officiellement créé par Zoom.

Utilisateurs gratuits

Vous pouvez télécharger l’application Zoom sur votre ordinateur ou téléphone et rejoindre n’importe quelle réunion avec un ID de réunion fourni. Vous pouvez également choisir de désactiver l’audio ou la vidéo avant de rejoindre. Vous pouvez même créer votre compte Zoom gratuit, comme en associant votre compte Google, et à partir de là, vous pouvez créer une nouvelle réunion, en planifier une, rejoindre une réunion, partager un écran, ajouter des contacts, etc.

N’oubliez pas que vous ne pouvez vous connecter à Zoom que sur un ordinateur, une tablette et un téléphone à la fois. Si vous vous connectez à un appareil supplémentaire alors que vous êtes connecté à un autre appareil du même type, Zoom a déclaré que vous serez automatiquement déconnecté du premier appareil.

Utilisateurs payants

Vous pouvez vous inscrire et télécharger Zoom sur votre ordinateur à l’aide de votre adresse e-mail professionnelle si votre administrateur système dispose d’un compte Pro, Business ou Enterprise. Vous souhaiterez ensuite synchroniser Zoom sur votre calendrier afin de pouvoir planifier des réunions Zoom et inviter des participants distants à se joindre.

Si vous configurez une salle Zoom, vous aurez besoin d’un ordinateur pour synchroniser et exécuter les réunions Zoom et d’une tablette pour que les participants lancent les réunions Zoom. Vous aurez également besoin d’un micro, d’une caméra et d’un haut-parleur, d’au moins un moniteur HDTV pour afficher les participants à une réunion à distance, et d’un câble HDMI pour partager les écrans d’ordinateur sur un écran, ainsi qu’un câble Internet pour votre connexion

Vous devrez également télécharger «Zoom Rooms for Conference Room» sur l’ordinateur de la chambre et «Zoom Room Controller» pour la tablette dans la salle de réunion. Vous pouvez ensuite synchroniser ces salles avec le calendrier partagé de votre entreprise afin que les employés puissent voir quelles salles de réunion sont disponibles.

Conseils et astuces sur le zoom

Créer des réunions récurrentes

Zoom vous permet de créer des réunions récurrentes. Vous pouvez définir les paramètres d’appel que vous souhaitez une fois et les avoir à chaque fois que vous prévoyez de vous rencontrer, et vous pouvez joindre des appels en utilisant la même URL à chaque fois. Dans l’application mobile Zoom, connectez-vous, cliquez sur planifier, appuyez sur l’option Répéter et sélectionnez une récurrence. Pour plus d’informations sur la planification de réunions en général et tous les paramètres de réunion, consultez la FAQ de Zoom sur la planification de réunions.

Comment enregistrer des appels Zoom sous forme de vidéo

Le zoom vous permet d’enregistrer des appels sous forme de vidéos. Vous avez cependant besoin d’une autorisation pour le faire. L’hôte de la réunion devra activer les enregistrements dans les paramètres. Il convient de vérifier les paramètres de votre compte pour vous assurer que l’enregistrement est activé avant de commencer.

  1. Connectez-vous à votre compte Zoom
  2. Cliquez pour afficher les  paramètres de compte / paramètres de réunion
  3. Accédez à l’  onglet Enregistrement  et cliquez pour activer l’enregistrement vidéo

Il convient de noter que les administrateurs Zoom peuvent activer l’enregistrement pour tout le monde, pour les utilisateurs ou les groupes. Il y a plus de conseils sur les paramètres d’enregistrement ici .

Pour enregistrer une réunion Zoom, vous devez choisir d’utiliser l’ option locale ou cloud.

Local signifie que vous stockez le fichier vidéo vous-même sur votre ordinateur ou dans une autre zone de stockage. Avec Cloud, réservé aux abonnés payants, Zoom stocke la vidéo pour vous dans son stockage cloud. Mais, pour enregistrer des vidéos, vous avez besoin de Zoom sur macOS, Windows ou Linux. Lorsque vous enregistrez une réunion et choisissez Enregistrer dans le cloud, la vidéo, l’audio et le texte du chat sont enregistrés dans le cloud Zoom.

Lorsque l’appel Zoom commence, vous devriez voir une option pour enregistrer au bas de l’écran. Cliquer dessus vous permet alors d’enregistrer localement ou dans le cloud.

Si vous ne voyez pas l’option d’enregistrement, vérifiez vos paramètres dans l’application Web (sous Mes paramètres de réunion) ou demandez à votre administrateur de compte de l’activer. Les fichiers d’enregistrement peuvent être téléchargés sur un ordinateur ou diffusés en continu à partir d’un navigateur.

Pendant la réunion, vous pouvez également voir quels participants enregistrent la réunion et ceux qui y participent seront également informés de l’enregistrement de la réunion. Une fois l’appel terminé, Zoom convertira automatiquement l’enregistrement en un fichier vidéo MP4 utilisable.

Enregistrement de réunions Zoom sur mobile

Il est également possible d’enregistrer des réunions et des appels Zoom sur mobile. Cependant, cela se fait via des enregistrements dans le cloud , vous avez donc besoin d’un abonnement Zoom payant pour utiliser cette fonctionnalité. Il convient également de noter que le stockage dans le cloud est limité, alors faites attention au nombre de réunions que vous enregistrez lorsque vous utilisez l’application mobile.

Pour enregistrer un appel Zoom sur mobile, procédez comme suit:

  1. Ouvrez l’application Zoom sur votre mobile
  2. Cliquez pour rejoindre ou démarrer une réunion
  3. Cliquez sur le menu à trois points en bas à droite de l’écran
  4. Cliquez sur “Enregistrer dans le cloud” ou “enregistrer”
  5. Vous verrez alors une icône d’enregistrement et la possibilité de suspendre ou d’arrêter l’enregistrement
  6. Une fois l’appel terminé, vous trouverez l’enregistrement dans la section “Mes enregistrements” du site Zoom

Où Zoom enregistre-t-il les enregistrements?

Lorsque vous enregistrez localement, les enregistrements d’appels Zoom sont enregistrés dans le dossier Zoom de votre PC ou Mac. Ceux-ci peuvent être trouvés à ces endroits:

  • PC:  C: \ Users \ Nom d’utilisateur \ Documents \ Zoom
  • Mac:  / Utilisateurs / Nom d’utilisateur / Documents / Zoom

Vous pouvez facilement accéder aux enregistrements Zoom en ouvrant l’application Zoom et en accédant aux réunions. Une fois là-bas, vous verrez un onglet “enregistré” où vous pouvez choisir la réunion dont vous avez besoin, puis jouer l’enregistrement ou l’ouvrir.

Pour le stockage dans le cloud de vos enregistrements de réunion Zoom, connectez-vous à votre compte et accédez à la page Mes enregistrements .

Zoom arrière-plans virtuels

Si vous voulez égayer un peu les choses ou si vous ne voulez pas que d’autres personnes sur l’appel de Zoom voient le désordre horrible de votre maison, alors il y a de bonnes nouvelles car Zoom offre des arrière-plans virtuels. Ce sont des toiles de fond pour vos appels qui incluent également des choses comme l’espace, les paysages urbains et les vues sur l’océan.

Avec Zoom arrière-plans virtuels, vous pouvez également télécharger une image de tout ce que vous souhaitez personnaliser votre arrière-plan. Il est disponible pour iPhone et ordinateurs de bureau

Comment utiliser les arrière-plans virtuels sur le bureau

Il est assez facile de démarrer avec les arrière-plans virtuels Zoom. Sur un Mac ou un PC, par exemple, ouvrez simplement votre client Zoom, cliquez sur l’icône “Configuration” dans le coin et sélectionnez “Arrière-plan virtuel” dans le menu latéral.

Le zoom fournit quelques arrière-plans virtuels. Cliquez sur celui que vous souhaitez utiliser. Si vous souhaitez avoir votre propre arrière-plan, cliquez sur le signe plus au-dessus et à gauche des exemples d’arrière-plan, choisissez une image sur votre ordinateur et ajoutez-la.

Vous pouvez également ajouter un arrière-plan virtuel lors d’une réunion. Dans votre client Zoom, cliquez sur la flèche à côté du symbole vidéo à gauche, sélectionnez “Choisir un arrière-plan virtuel …”, et vous verrez la même page d’arrière-plan virtuel.

La société recommande d’utiliser un écran vert et une bonne webcam pour obtenir les meilleurs résultats, mais il est également possible d’utiliser un arrière-plan virtuel sans écran vert.

Comment utiliser les arrière-plans virtuels sur l’application mobile

Vous pouvez également utiliser des arrière-plans virtuels Zoom sur l’application.

Connectez-vous à votre compte et rejoignez une réunion via votre téléphone. Cliquez ensuite sur les trois points en bas de l’écran et cliquez sur le menu “plus”. Cliquez ensuite sur “arrière-plan virtuel” et choisissez l’arrière-plan que vous souhaitez utiliser.

Retouche mon apparence

En plus des arrière-plans virtuels, Zoom offre la possibilité d’améliorer votre apparence lorsque vous êtes en communication. Il existe une fonctionnalité appelée “Retouchez mon apparence” qui est utile si vous n’avez pas eu votre dose quotidienne de caféine ou si vous avez des difficultés avec la vie au bureau à domicile.

Touch Up My Appearance utilise un filtre pour lisser subtilement les ridules  et il est censé avoir l’air très naturel. Pour utiliser Touch Up My Appearance, allez dans Paramètres et sous l’onglet Vidéo, cochez la case à côté de Touch up.

Enregistrement des transcriptions

En plus d’enregistrer des réunions Zoom, vous pouvez également  transcrire automatiquement l’audio d’une réunion que vous enregistrez dans le cloud. Et, en tant qu’hôte de la réunion, vous pouvez modifier votre transcription, scanner le texte de la transcription à la recherche de mots clés pour accéder à la vidéo à ce moment et partager l’enregistrement.

Pour activer la fonction de transcription audio pour votre propre usage, connectez-vous au portail Web Zoom et accédez à Mes paramètres de réunion, puis accédez à l’option Enregistrement dans le cloud dans l’onglet Enregistrement et vérifiez que le paramètre est activé. Choisissez Activer, le cas échéant. Si l’option est grisée, elle a été verrouillée au niveau du groupe ou du compte, et vous devrez contacter votre administrateur Zoom.

Vue de la galerie de 49 personnes

Avec la vue Galerie, vous voyez jusqu’à 49 participants à la réunion à la fois , plutôt que les 25 par défaut, selon votre appareil.

Avec l’application mobile Zoom sur Android et iOS, vous pouvez démarrer ou rejoindre une réunion. Par défaut, l’application mobile Zoom affiche la vue du haut-parleur actif. Si un ou plusieurs participants se joignent à la réunion, une vignette vidéo s’affiche dans le coin inférieur droit. Vous pouvez visionner jusqu’à quatre vidéos de participants en même temps.

Si vous voulez voir 49 personnes, vous aurez besoin du client de bureau Zoom pour macOS ou Windows. Une fois l’application de bureau installée sur votre ordinateur, vous devez aller dans Paramètres et cliquer sur Vidéo pour afficher la page des paramètres vidéo. Ensuite, activez l’option “Afficher jusqu’à 49 participants par écran en mode Galerie”.

Zoom sur le partage d’écran et utilisation du partage de pause

Saviez-vous que vous pouvez non seulement partager votre écran (smartphone et bureau), mais également mettre en pause votre partage d’écran? Appuyez simplement sur Pause Partager lorsque vous ne voulez pas que les participants à votre réunion vous regardent jouer avec vos diapositives de présentation. En savoir plus ici.

Partager et annoter sur mobile

Vous pouvez partager des fichiers directement depuis votre téléphone pendant la réunion et utiliser la fonction de tableau blanc sur votre téléphone en écrivant des commentaires avec votre doigt. Pour annoter tout en affichant l’écran partagé de quelqu’un d’autre , sélectionnez Afficher les options en haut de la fenêtre Zoom, puis choisissez Annoter. Une barre d’outils apparaîtra avec toutes vos options d’annotation – comme le texte, le dessin, la flèche, etc.

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Zoom sur les raccourcis clavier

Il est possible d’utiliser diverses touches de raccourci pendant les réunions Zoom pour accéder aux fonctionnalités ou modifier facilement les paramètres. Il s’agit d’ une multitude de choses, mais nos favoris sont:

  • Alt + A ou Commande (⌘) + Maj + A:  activer / désactiver le son
  • Alt + M ou Commande (⌘) + Contrôle + M:  couper / rétablir le son pour tout le monde sauf l’hôte
  • Alt + S ou Commande (⌘) + Contrôle + S: Démarrer le partage d’écran
  • Alt + R ou Commande (⌘) + Maj + R : Démarrer / arrêter l’enregistrement local
  • Alt + C ou Commande (⌘) + Maj + C : Démarrer / arrêter l’enregistrement dans le cloud
  • Alt + P ou Commande (⌘) + Maj + P : Suspendre ou reprendre l’enregistrement
  • Alt + F1 ou Commande (⌘) + Maj + W:  Basculer vers la vue active du haut-parleur lors d’une visioconférence

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