Le travail à distance comprend son propre ensemble de défis de communication uniques. Voici quelques outils pour vous aider à surmonter ces problèmes.
La communication sur le lieu de travail évolue rapidement, en particulier avec l’essor du travail à distance et hybride. Bien qu’il y ait beaucoup à gagner de ces nouvelles façons de travailler, comme puiser dans un vivier de talents non limité par l’emplacement, elles apportent également de nouveaux défis en matière de communication.
Vous ne tirerez pas le meilleur parti de votre équipe distante sans surmonter ces obstacles. Dans cet article, nous aborderons certains outils qui peuvent vous aider à graisser les rouages de la communication dans votre lieu de travail distant.
VOIR AUSSI: Alternatives à TeamViewer: 15 meilleurs logiciels de bureau à distance
1. Google Meet pour surmonter les problèmes de communication
Lorsque les membres de l’équipe sur le lieu de travail ne peuvent pas se comprendre en raison d’une mauvaise communication, leur collaboration et leur productivité en souffrent, car il devient impossible d’aller dans la même direction. La mauvaise communication est particulièrement prononcée dans les lieux de travail distants car l’interaction est principalement basée sur des messages écrits, dépourvus de signaux de communication essentiels comme le ton de la voix, le volume, les expressions faciales, les gestes, etc.
Alors, comment pouvez-vous surmonter ce défi?
Pour des raisons évidentes, avoir des interactions en personne n’est peut-être pas une option. Cependant, vous pouvez utiliser des outils de visioconférence comme Google Meet pour améliorer la qualité de la communication ou chaque fois qu’il y a un risque de malentendu, par exemple pour traiter des questions sensibles.
Les réunions virtuelles sont une excellente solution pour surmonter les défis auxquels les équipes distantes sont confrontées avec des limitations physiques. Google Meet est un outil de visioconférence gratuit et convivial qui vous permet de réunir des participants du monde entier. Allez simplement sur le site Web de Google Meet, connectez-vous à votre compte Google, cliquez sur Nouvelle réunion pour commencer, et cela générera un lien de réunion que vous pourrez partager avec d’autres pour rejoindre la discussion.
Vous pouvez l’augmenter en payant un forfait professionnel Google Workspace qui inclut d’autres applications telles que Gmail, Google Docs, Google Drive, Google Calendar, etc.
2. Twist pour éviter les interruptions dues à la communication en temps réel
À l’ère du travail à distance, être en ligne ne signifie pas nécessairement que vous êtes disponible. En effet, la prolifération des notifications provenant des outils de communication et les attentes de réponses immédiates peuvent interrompre le flux de travail.
Il est devenu de plus en plus difficile pour les télétravailleurs de se concentrer sur leur travail car ils sont constamment interrompus par des e-mails ou des SMS tout au long de la journée, ce qui entraîne des changements de contexte et une baisse de productivité. Mais, il ne s’agit pas seulement de faire chuter les performances de travail; la communication en temps réel peut également conduire à l’épuisement professionnel du travail à domicile.
Pour trouver une solution, vous pouvez essayer d’appliquer la philosophie « ne pas rompre le flux » de Twist, une plateforme de communication asynchrone, pour aider votre équipe à distance à collaborer sans la pression d’être disponible en même temps.
Twist vous permet d’organiser votre boîte de réception en fils de discussion interrogeables, de personnaliser entièrement vos notifications, de créer des canaux (groupes) basés sur des sujets, des départements, des projets spécifiques, etc. Twist vous permet également d’intégrer d’autres solutions numériques tierces que vous utilisez peut-être, notamment Asana, Calendly, Zapier, etc., pour regrouper tous vos flux de travail au même endroit.
Dans l’ensemble, Twist vise à éliminer la communication permanente, afin que vous puissiez tirer parti de vos heures productives pour un travail approfondi.
3. Officevibe pour faire face au manque de feedback
Faire en sorte que les employés se sentent valorisés est un facteur crucial dans le succès de votre organisation. Des employés engagés sont plus productifs et leur satisfaction globale contribue à un environnement de travail positif.
Cependant, une culture de travail saine qui encourage les commentaires et crée un environnement où chacun se sent en sécurité pour exprimer ses préoccupations ou ses défis peut être difficile à cultiver dans les lieux de travail éloignés. Vous pouvez changer cela en utilisant Officevibe.
Officevibe est une solution logicielle d’engagement facile à utiliser qui vous permet de faire des sondages de pouls pour obtenir des commentaires en temps réel. Cet outil fait le gros du travail pour vous en automatisant le processus d’envoi d’enquêtes hebdomadaires et en permettant aux employés de répondre de manière anonyme. Il fournit ensuite des rapports détaillés qui vous donnent des informations précieuses sur le bien-être de votre équipe, vous permettant d’agir rapidement sur les problèmes qui nécessitent votre attention.
Officevibe vous permet de créer une culture de travail à distance positive où les employés se sentent plus impliqués et habilités à partager leurs problèmes, vous aidant ainsi à obtenir de meilleurs résultats.
4. Donut pour surmonter le manque de conversations significatives
Les employés qui travaillent au bureau ont de nombreuses occasions d’avoir des interactions significatives avec leurs collègues, mais les travailleurs à distance sont privés de ces interactions et discussions informelles, ce qui peut les faire se sentir exclus et isolés.
L’absence de ces discussions apparemment sans importance sur les refroidisseurs d’eau peut nuire à la culture et à la productivité de votre entreprise à distance. Pour atténuer ce problème et améliorer votre environnement de travail à distance, vous pouvez essayer d’utiliser Donut.
Donut est un outil qui permet à votre lieu de travail distant de créer des connexions significatives à partir de votre espace de travail Slack. Ajoutez Donut à un canal Slack (groupe) pour jumeler automatiquement des collègues pour des cafés virtuels, publier des questions brise-glace et présenter les nouvelles recrues aux copains d’intégration pour favoriser la camaraderie et la collaboration.
Donut améliore la communication d’équipe à distance en encourageant les interactions informelles qui renforcent la confiance, afin que vous puissiez avoir un espace de travail plus inclusif.
5. Tettra pour limiter la sur-communication
Un autre effet secondaire du travail à distance est la surcommunication. Il y a plusieurs raisons à cela. L’un d’eux est que l’utilisation simultanée d’un trop grand nombre d’outils de communication et de collaboration peut rendre plus difficile le suivi de tout. Lorsque cela se produit, vos collaborateurs peuvent envoyer plus de messages à la recherche de réponses.
Cette spirale de communication peut créer un chaos organisationnel lorsqu’elle n’est pas abordée efficacement. Vous pouvez éviter cela en utilisant Tettra pour créer le wiki interne de votre entreprise.
Tettra vous permet de créer une base de connaissances à laquelle votre équipe peut se référer lorsqu’elle a besoin de réponses. Il comprend des outils d’édition faciles à utiliser pour que même les employés non techniques puissent créer, modifier et surveiller la documentation de l’entreprise. Tettra dispose également de fonctionnalités de recherche robustes qui vous permettent de trouver les informations dont vous avez besoin quand vous en avez besoin.
En aidant vos employés à trouver des réponses rapidement sans envoyer plus de messages, Tettra élimine les tracas constants de la recherche d’e-mails ou de messages Slack qui pourraient autrement réduire votre productivité.
LIRE AUSSI: Les 8 meilleures applications de chat vidéo Android
Créez une main-d’œuvre distante plus productive en surmontant ces défis
Une communication efficace dans les lieux de travail éloignés est trop importante pour être ignorée. Si vous cherchez des moyens d’améliorer la culture de votre entreprise à distance, profitez des outils décrits ci-dessus pour surmonter les obstacles de communication courants.
Commencez à utiliser ces solutions pour créer un lieu de travail à distance où chacun se sent écouté et valorisé. Avec une meilleure communication, vous pouvez constituer des équipes plus fortes et plus productives.
